Sorgenfreie E-Mail Archivierung

Revisionssichere Archivierung von E-Mails, ohne Verwaltungsaufwand, dafür mit einfachstem Zugriff auf die Daten – ich mache das möglich. Zugleich werden mit dem Einsatz rechtlich vorgeschriebene Anforderungen erfüllt. Mit der E-Mail Archivierung sind sie auf der sicheren Seite.

Erfüllen Sie die rechtlichen Vorgaben zur Archivierungspflicht – so angenehm wie möglich.

Warum ist das nötig?

Die Erfüllung der Aufbewahrungspflicht. Für geschäftliche E-Mails greifen die gleichen rechtlichen Vorgaben wie bei klassischen Briefen. Unternehmen sind vor allem aus steuerrechtlichen Gründen dazu verpflichtet, die geschäftliche Korrespondenz aufzubewahren, damit das Finanzamt auch noch nach Jahren nachvollziehen kann, wie Geschäfte zustande kamen. Zudem ist zu gewährleisten, dass jederzeit ein Prüfer auf die E-Mails zugreifen kann. Die Verantwortung zur rechtssicheren E-Mail-Archivierung liegt immer beim Geschäftsführer. 

• Mangelhafte Archivierung kann als Verletzung handelsrechtlicher und zugleich steuerrechtlicher Buchführungspflicht gewertet werden. Da wiederum Mängel der Buchführung die steuerrechtliche Beweiskraft der Bücher beeinträchtigt, wäre die Finanzverwaltung in diesem Fall berechtigt, den steuerlichen Gewinn nach § 162 II AO zu schätzen. Zudem könnte die Finanzverwaltung die Buchführungspflicht durch ein Zwangsgeld erwirken (§ 238 I AO).

• Abgesehen von steuerrechtlichen Sanktionen kann die Verletzung der E-Mail Archivierungspflicht auch strafbar sein. Zum Beispiel bei dem Verdacht der Manipulation bei einem Gerichtsverfahren. Zudem kann ein Vertragspartner Schadensersatzansprüche geltend machen, wenn vertrauliche Informationen in fremde Hände abhanden gekommen sind. 

• E-Mail als Beweis: Darüber hinaus wird immer wieder gerne übersehen, dass natürlich auch E-Mails bei gerichtlichen Streitigkeiten durchaus Bedeutung zukommen kann – und zwar im Rahmen der freien richterlichen Beweiswürdigung. Gerichtsverfahren mit E-Mail-Beweisen zu gewinnen wäre nicht möglich, wenn Sie E-Mails nicht archivieren. E-Mails können in Gerichtsverfahren gegen Sie (von Mitarbeitern, Konkurrenten oder Kunden) als Beweismittel verwendet werden.

• DSGVO:  Jedes Unternehmen, das mit Heimanwendern und Privatpersonen zu tun hat, muss über jede elektronische Kommunikation mit ihnen oder in Bezug auf sie Buch führen. Die DSGVO/GoBD legt fest: “EU-Bürger haben das Recht, auf ihre persönlichen Daten zuzugreifen und alles zu korrigieren, was nicht in Ordnung ist, oder zu verlangen, dass ihre persönlichen Daten nicht für bestimmte Zwecke verwendet oder die Daten ganz gelöscht werden”.

• Die GoBD weisen daraufhin, dass die Außenprüfung künftig auch auf steuerlich relevante E-Mails zugreifen darf. Hierbei steht dem externen Betriebsprüfer die Möglichkeit offen, im Rahmen einer Volltextsuche E-Mails zu recherchieren oder diese maschinell auszuwerten.

Wann wird der Verstoß entdeckt?