E-Mail Archivierung

Wie archivieren Sie ihre E-Mails?

Managed E-Mail Archivierung

Ihre Vorteile auf einem Blick​

✅ GobD und rechtskonforme Archivierung Ihrer E-Mails

✅ Einfacher Zugriff auf das Archiv (Web oder Plugin) 

✅ Keine Risiken durch Datenverlust

✅ Zeitsparender Spamfilter

✅ Unabhängigkeit vom E-Mail Anbieter

✅ Für alle E-Mail-Systeme geeignet

✅ Anzahl Postfächer skalierbar

Managed E-Mail Archivierung

Sorgenfreie E-Mail Archivierung

Revisionssichere Archivierung von E-Mails, ohne Verwaltungsaufwand, dafür mit einfachstem Zugriff auf die Daten – ich mache das möglich. Zugleich werden mit dem Einsatz rechtlich vorgeschriebene Anforderungen erfüllt. Mit der E-Mail Archivierung sind sie auf der sicheren Seite.

Warum ist das nötig?

 

Für geschäftliche E-Mails greifen die gleichen rechtlichen Vorgaben wie bei klassischen Briefen. Unternehmen sind vor allem aus steuerrechtlichen Gründen dazu verpflichtet, die geschäftliche Korrespondenz aufzubewahren, damit das Finanzamt auch noch nach Jahren nachvollziehen kann, wie Geschäfte zustande kamen. Zudem ist zu gewährleisten, dass jederzeit ein Prüfer auf die E-Mails zugreifen kann. Die Verantwortung zur rechtssicheren E-Mail-Archivierung liegt immer beim Geschäftsführer. 

  • Mangelhafte Archivierung kann als Verletzung handelsrechtlicher und zugleich steuerrechtlicher Buchführungspflicht gewertet werden. Da wiederum Mängel der Buchführung die steuerrechtliche Beweiskraft der Bücher beeinträchtigt, wäre die Finanzverwaltung in diesem Fall berechtigt, den steuerlichen Gewinn nach § 162 II AO zu schätzen. Zudem könnte die Finanzverwaltung die Buchführungspflicht durch ein Zwangsgeld erwirken (§ 238 I AO).
 
  • Abgesehen von steuerrechtlichen Sanktionen kann die Verletzung der E-Mail Archivierungspflicht auch strafbar sein. Zum Beispiel bei dem Verdacht der Manipulation bei einem Gerichtsverfahren. Zudem kann ein Vertragspartner Schadensersatzansprüche geltend machen, wenn vertrauliche Informationen in fremde Hände abhanden gekommen sind. 
 
  • E-Mail als Beweis: Darüber hinaus wird immer wieder gerne übersehen, dass natürlich auch E-Mails bei gerichtlichen Streitigkeiten durchaus Bedeutung zukommen kann – und zwar im Rahmen der freien richterlichen Beweiswürdigung. Gerichtsverfahren mit E-Mail-Beweisen zu gewinnen wäre nicht möglich, wenn Sie E-Mails nicht archivieren. E-Mails können in Gerichtsverfahren gegen Sie (von Mitarbeitern, Konkurrenten oder Kunden) als Beweismittel verwendet werden.
 
  • DSGVO:  Jedes Unternehmen, das mit Heimanwendern und Privatpersonen zu tun hat, muss über jede elektronische Kommunikation mit ihnen oder in Bezug auf sie Buch führen. Die DSGVO/GoBD legt fest: “EU-Bürger haben das Recht, auf ihre persönlichen Daten zuzugreifen und alles zu korrigieren, was nicht in Ordnung ist, oder zu verlangen, dass ihre persönlichen Daten nicht für bestimmte Zwecke verwendet oder die Daten ganz gelöscht werden”.
 
  • Die GoBD weisen daraufhin, dass die Außenprüfung künftig auch auf steuerlich relevante E-Mails zugreifen darf. Hierbei steht dem externen Betriebsprüfer die Möglichkeit offen, im Rahmen einer Volltextsuche E-Mails zu recherchieren oder diese maschinell auszuwerten.
 

 

Praktische Vorteile

 
Rechnungen als E-Mail werden zulässig

Ihre E-Mails sind ohne weitere Voraussetzungen als elektronische Rechnungen anerkannt und beim Empfänger zum Vorsteuerabzug berechtig, wenn
technisch sichergestellt ist, dass entsprechende E-Mails archiviert werden.

 

Leistungsfähige Suche und Abfrage

In der täglichen Flut an E-Mails kann es schwierig sein, den Überblick zu behalten. Um Nachrichten problemlos wieder zu finden und sich erneut zuzustellen, sind gute Suchalgorithmen nötig, darüber hinaus muss jedoch aber auch die Möglichkeit gegeben sein, über verschiedene Suchparameter die Ergebnisse einzuschränken und zu präzisieren.


Reibungslos integrierbar

Die Archivierung findet im Hintergrund statt. Damit lässt sich Ihre E-Mail Infrastruktur ohne Unterbrechung und ohne Veränderung erweitern. Es werden bei Ihnen keine zusätzlichen Server oder Programme installiert. Der einfachste Weg rechtssicher die E-Mails zu archivieren.


Gelöschte E-Mails können wiederhergestellt werden

Nicht jedes Postfach kann kontrolliert werden. Ob böswillige Absichten oder ein Missgeschick, E-Mails bleiben im Archiv erhalten. Das erhöht die E-Mail-Sicherheit, indem Katastrophen wie Sabotage, Cyber-Angriffe, Einbruch, Feuer- und/oder Wasserschäden keinen Einfluss mehr auf Ihre E-Mails haben.  Zudem spart das in Ihren Postfächern Speicherplatz und entlastet den E-Mail-Server.

Features im Detail

  • 100 % Archivierung aller ein- und ausgehenden E-Mails bis zu 30 Jahre

  • Ohne jegliche Eingriffe der Benutzer, vollautomatisch

  • Erfüllung rechtlicher Anforderungen (z. B. GoBD & EU DSGVO)

  • Betrieb in redundanten, gesicherten und zertifizierten Rechenzentren in Deutschland
  • Zentrales Management der Systeme und 24 / 7 / 365 Überwachung

  • Feste, kalkulierbare Kosten

  • Persönlicher Support ohne Callcenter
  • Keine Installation von Hard- oder Software

Einfach und schnell realisiert

Wie archivieren Sie eigentlich ihre E-Mails? Die Wichtigkeit der E-Mail Archivierung wird leider unterschätzt. Ich helfe Ihnen gerne weiter und mache Ihre E-Mails rechtssicher.

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