10 Gründe für eine E-Mail-Archivierung im Unternehmen

Warum E-Mail-Archivierung? Ein Überblick für Geschäftsführer und IT-Verantwortliche.

Unternehmen sind rechtlich verpflichtet, E-Mails über mehrere Jahre hinweg zuverlässig, revisions- und manipulationssicher aufzubewahren (vor allem in Deutschland auch „GoBD-Konformität“ genannt), ABER hat es nicht auch Vorteile?

JA, natürlich! Dank innovativer Lösungen gibt es zahlreiche Vorteile eine E-Mail-Archivierung einzusetzen:

1. Mehr Produktivität und Zeit gewinnen

Ein ordentliches Postfach bedeutet viel Pflege, aber mit einem Archiv wird Ihr Postfach nur ein temporärer Ort. Dort wird gearbeitet, aber das Postfach muss nicht mehr aufwändig gepflegt werden. Wenn die Jahre und Projekte vergehen haben Sie immer einen Zugriff auf alle Nachrichten die jemals verschickt oder empfangen wurden.

Das bringt eine Menge Ruhe in den Arbeitsalltag, besonders weil man sich 100% darauf verlassen kann. Zusätzlich ist die Suchfunktion intuitiver und schneller als in gängigen E-Mail-Programmen.

2. Schneller ROI: Reduzierung der IT-Kosten

Mit der Sicherheit eines E-Mail-Archivs im Unternehmen können Sie sich stets auf die Verfügbarkeit ihrer Nachrichten verlassen. Sie müssen nicht mehr jede E-Mail oder Anhang im Postfach speichern, was zu kleineren Backups und eine schnellere Wiederherstellung sorgt. Sie werden weniger Geld in Festplattenspeicher, separate Speicherorte und Backup-Lösungen investieren.

TIPP: Mit unserer E-Mail-Archivierungslösung von IT-Service René Keil sparen Sie sich auch die Administrations- und Serverkosten (Hardware, Lizenz, Updates).

3. Vollständigkeit der Kommunikation bei Mitarbeitern

Als Geschäftsführer oder IT-Verantwortlicher ist es nicht möglich das Verhalten der Mitarbeiter im Postfach zu kontrollieren. Löschungen, die korrekte Ablage oder die Weitergabe der Informationen sind in der Hand der Mitarbeiter und besonders bei ausscheidenden Mitarbeitern findet gerne das große Aufräumen statt.

Mitarbeiter geht. Postfach ist leer.

Bei einem Archiv ist die Vollständigkeit gegeben.

4. Rechtliche Sicherheit

Vom Gesetzgeber ist die vollständige, manipulationssichere Archivierung aller geschäftlichen Kommunikationsschritte vorgeschrieben. Diese allgemeinen Anforderungen ergeben sich aus den Ordnungsvorschriften für die Buchführung und für Aufzeichnungen, sowie den Vorgaben zur Führung der Handelsbücher. Ein Backup erfüllt diese Anforderungen nicht. Rechtssicherheit bietet eine revisionssichere E-Mail-Archivierung.

Das betrifft auch eingehende und ausgehende Rechnungen, insbesondere wegen dem Vorsteuerabzug. Rechnungen können in Frage gestellt werden und im schlimmsten Fall wird die Rechnung nicht anerkannt.

Die Verantwortung für die Umsetzung der rechtlichen Vorgaben liegt zunächst bei der Geschäftsführung eines Unternehmens. Eine Verletzung der Archivierungspflicht kann mit steuerrechtlichen Sanktionen und in bestimmten Fällen auch mit zivilrechtlichen Konsequenzen geahndet werden.

5. Manipulationen erkennen

Die manipulationssichere Aufbewahrung von E-Mails ist eine vernünftige Vorsichtsmaßnahme, mit der Sie sich gegen versehentliche oder gar böswillige Datenverfälschung absichern.

Zum Beispiel gefälschte PDF-Dateien oder veränderte E-Mail-Texte werden erkannt und können vor Gericht den entscheidenden Unterschied ausmachen.

6. Vertragsabsprachen gewährleisten

Da die E-Mail als zentrales Kommunikationsmittel eingesetzt wird, gehen Unternehmen dazu über, die Aufbewahrung von E-Mails über einen gewissen Zeitraum vertraglich vorauszusetzen. Mit einer Archivierungslösung können Sie als Unternehmen glänzen.

7. Entlastung der E-Mail-Server

Mit einer E-Mail-Archivierung sind alle E-Mails bereits sicher abgelegt, darum muss der E-Mail-Server nicht mehr alle E-Mail vorhalten. Damit sinkt die Datenlast auf dem Server enorm und muss nicht stetig größer dimensioniert werden.

Keine Postfachbegrenzungen mehr, kleinere Exchange-Datenbanken, geringerer CPU/RAM-Verbrauch und weniger Festplattenspeicher notwendig.

TIPP: Falls Sie aus Speicherplatzgründen noch auf HDD setzen, ist es die ideale Möglichkeit auf SSD zu wechseln.

8. Verfügbarkeit geschäftskritischer Daten

Kritisch ist bei einem Backup die Zeit, die im Schadensfall bis zur Wiederherstellung der Daten vergeht. In dieser Ausfallzeit (oft mehrere Stunden oder gar Tage) hat das Unternehmen im schlimmsten Fall keinen Zugriff auf geschäftskritische Informationen, die in den E-Mails enthalten sind.

Ein unabhängiges Archiv verhindert das Problem. Fällt der E-Mail-Server aus oder kommt es zu Datenverlusten, bleiben alle archivierten E-Mails verfügbar, durchsuchbar und wiederherstellbar. Geschäftsaktivitäten lassen sich ohne Unterbrechung und Verlustängsten fortführen.

9. Unabhängigkeit vom Mailsystem und Provider

Alle Anwender können, unabhängig vom genutzten E-Mail-Client, auf das Archiv zugreifen. Zusätzlich sind Sie nicht an Ihrem Provider oder E-Mail-System gebunden. Es entsteht kein Lock-In-Effekt und wenn Ihnen Ihr E-Mail-Provider nicht mehr gefällt können Sie jederzeit wechseln.

Bei einem Zeit-Horizont von 10 Jahren ist es ein wichtiger Aspekt. Die Daten gehören Ihnen!

10. Der Vorteil als Kunde von IT-Service René Keil

Mit unserer Lösung haben Sie die geringsten Investitionskosten. Unser System ist ab einem Postfach bestellbar und kann beliebig skaliert werden.

Die Kosten für Hardware, Strom, Lizenzen, Updates, Administration und der 24/7-Betrieb sind alle im Paket pauschal enthalten. Wir leben Managed-Service und bieten es für alle Unternehmensgrößen an.

Fällt Ihnen noch ein Vorteil ein? Schreiben Sie mir oder hinterlassen Sie ein Kommentar!

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