Eine funktionierende IT aufzubauen und aufrechtzuerhalten, ist mitunter nicht einfach. Gerade in kleinen und mittelständischen Unternehmen ist es oft notwendig, Kompromisse einzugehen. In vielen Fällen trifft der Geschäftsinhaber alle wichtigen Entscheidungen rund um die IT. Hierbei besteht die Gefahr, dass neben dem Tagesgeschäft nicht genügend Zeit vorhanden ist, um die IT ausreichend zu verwalten. Dabei riskieren Firmen beispielsweise Hackerangriffe aufgrund von Sicherheitslücken oder einen Datenverlust.
Ein spezieller externer Leiter für die IT schafft Abhilfe und sorgt für einen wünschenswerten Betrieb.
Unternehmen sind heutzutage mehr denn je von Computern abhängig. Die IT sorgt für eine reibungslose elektronische Kommunikation zwischen den Mitarbeitern und einen unkomplizierten Zugang zu Peripheriegeräten. Sämtliche Kundendaten, Auftragsdetails und Geschäftsgeheimnisse sind mittlerweile digital gespeichert. Zudem arbeiten Angestellte und Führungskräfte zunehmend von zu Hause aus. Dies ist jedoch nur mithilfe einer optimalen Verbindung zum Unternehmensnetzwerk realisierbar.
Ohne eine gut funktionierende IT geraten Unternehmen schnell ins Stocken und es kommt oft zu einer Kettenreaktion. Zunächst verlieren Mitarbeiter regelmäßig Arbeitszeit, um Probleme in der IT zu lösen. Bei Sicherheitslücken ist es zudem denkbar, dass der Betrieb Opfer eines Hackerangriffs wird. Datenverluste aufgrund defekter Technik sind ebenfalls verheerend und verursachen oft einen hohen finanziellen Schaden. Gerade bei unzureichend gesicherten Kundendaten kommt es im Ernstfall eventuell zu hohen Schadensersatzforderungen.
Ein externer IT-Leiter gehört nicht zum Personal des Unternehmens, sondern agiert als externer Berater. Er nimmt die Position eines unabhängigen Experten ein und greift dem Betrieb kompetent und professionell unter die Arme. Hierbei schlägt er eine Brücke zwischen dem Unternehmen und der komplexen Welt der IT.
Zu den Aufgaben eines externen IT-Leiters gehört es, das Unternehmen strategisch zu beraten und mit anderen externen Partnern zusammenzuarbeiten. Hierbei achtet er darauf, dass das gesamte IT-System perfekt konfiguriert ist und alle verwendeten Komponenten optimal zusammen passen. Der Datenzugriff ist ebenfalls ein wichtiger Bereich der beratenden Tätigkeit des externen IT-Leiters. Hierzu gehört, dass die berechtigten Personen jederzeit Zugriff auf ihre Daten haben. Gleichzeitig gilt es, sensible Daten bestmöglich vor einem unbefugten Abruf zu schützen. In diesem Rahmen berücksichtigt er insbesondere die zahlreichen Vorgaben der Datenschutz-Grundverordnung (DSGVO).
Somit trägt ein externer Leiter der IT entscheidend dazu bei, dass die Produktivität des Unternehmens jederzeit gewährleistet ist.
Natürlich lassen sich die genannten Probleme grundsätzlich auch mit einem internen Leiter oder einem First-Level-Support beheben. Aus verschiedenen Gründen ist ein externer Leiter der IT jedoch oft die bessere Wahl oder kann als sinnvolle Ergänzung bewertet werden.
Bei einem internen Leiter besteht mitunter das Problem, dass das Unternehmen immer nach altbewährtem Muster verfährt. Die eigenen Mitarbeiter kennen das Unternehmen zwar am besten, halten aber eher an eingefahrenen Strukturen fest. Externe Leiter bringen hingegen frischen Wind und neue Ideen in den Betrieb. Auf diese Weise lassen sich beispielsweise notwendige Veränderungen viel besser umsetzen.
Ein komplett gegenteiliges Problem ergibt sich bei einem First-Level-Support. Große Systemhäuser oder Softwarefirmen kennen zwar die eigenen Produkte, aber nicht das konkrete Unternehmen. Daher besteht die Gefahr, dass die angebotenen Lösungen nicht passen und das Ziel des Betriebes verfehlen.
Die Arbeit eines externen IT-Leiters wirkt sich in vielfacher Hinsicht positiv auf das Unternehmen aus. Hervorzuheben sind insbesondere die verbesserte Kommunikation, die uneingeschränkte Aufmerksamkeit und das Fachwissen des Leiters.
Da der externe Leiter der bevorzugte Ansprechpartner für IT-Probleme ist, konzentriert sich die gesamte damit verbundene Kommunikation auf ihn. Dabei sortiert und filtert er die entsprechenden Themen und schätzt sie schnell ein. Übernimmt beispielsweise der Geschäftsführer die Leitung der IT, sieht er sich eventuell mit einer Vielzahl von Anfragen und Problemen konfrontiert. Dabei fällt es ihm eventuell schwer, einzuschätzen, wo ein akuter Handlungsbedarf besteht. Die richtige Einordnung und anschließende Lösungsfindung ist für Nichtexperten ebenfalls oft ein Problem.
Der externe Leiter sorgt dafür, dass die einzelnen Probleme bereits aufgearbeitet sind, wenn sie den Geschäftsführer erreichen. Außerdem warnt er vor möglichen Folgen und schlägt entsprechende Lösungen vor. Auf diese Weise ist es für Führungskräfte wesentlich einfacher, zeitnahe Entscheidungen zu treffen.
Darüber hinaus ist ein externer Leiter imstande, sich voll und ganz auf die IT zu konzentrieren. Bei der Übernahme entsprechender Aufgaben durch den Geschäftsführer besteht hingegen die Gefahr, dass die IT zu kurz kommt. Oft nimmt ihn das Tagesgeschäft zu sehr in Anspruch, um sich in ausreichendem Maße mit der IT zu beschäftigen. Außerdem ist er gezwungen, sich mit vielen verschiedenen Themen gleichzeitig auseinanderzusetzen. Es fehlt schlichtweg die Zeit, sich im Detail mit der IT zu befassen.
Eine vollkommen andere Situation besteht aufseiten eines speziellen externen Leiters der IT. Bei ihm gibt es keine Unterbrechungen oder eine Konfrontation mit sachfremden Themen. Daher ist er imstande, sich mit vollem Einsatz der Digitalisierung und Prozessoptimierung zu widmen. Auf diese Weise lassen sich Projekte wesentlich schneller und effektiver umsetzen.
Durch sein immenses Fachwissen überzeugt der externe Leiter ebenfalls auf ganzer Linie. Er kümmert sich nicht nur „nebenbei“ um die Technik des Unternehmens, sondern übt die Tätigkeit hauptberuflich aus. Daher besitzt er regelmäßig wesentlich mehr Erfahrung und Wissen im Umgang mit IT-Systemen.
In der Folge ist er in der Lage, komplexe Konzepte zu entwickeln und Probleme schnell zu lösen. Auch die Kommunikation mit anderen externen Partnern fällt ihm wesentlich leichter. Hierzu gehören beispielsweise System- und Softwarehäuser, Distributoren oder Freiberufler, die mit dem externen Leiter der IT professionell zusammenarbeiten. Er ist außerdem besser imstande einzuschätzen, ob sich vorgeschlagene Lösungen von Softwarefirmen für das Unternehmen eignen oder nicht.
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